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24.03.2006 EDV-Einsatz im Unternehmen. Professionelle Vorbereitung ist A und O

Die richtige Software. Viele mittelständische Betriebe würden ja gerne, wenn ...
Was vor Einführung beachtet werden sollte, damit das Ganze nachhaltig zum Erfolg wird.

Die Entscheidung für eine Software ist wie der Bau eines Hauses. Grundriss, Lage, Ausbau und Erstellung müssen passen, sonst gibt es kurz- und langfristig eine Vielzahl von Problemen.

Jede Software lässt sich individuell nach Ihren Anforderungen gestalten. Das Problem liegt eher darin, dass alle Anpassungen Geld und Mühe kosten. Wie beim Hausbau der Grundriss, muss das Programm die heutigen und zukünftigen Grundanforderungen erfüllen, sonst ist mit enormen Zusatzkosten zu rechnen.

Der Software-Anbieter verkauft, wie das Bau-Unternehmen, seine Leistung. Er möchte das Programm möglichst schnell und reibungslos einzuführen. Eine Überprüfung der Anforderungen findet hauptsächlich unter den Verkaufs-Gesichtspunkten statt.

Die eingesetzte Software bestimmt zu großen Teilen die Effizienz Ihrer technischen und kaufmännischen Verwaltung.

1. Projektorganisation

Die Verantwortung für die Einführung muss einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Software-Firma braucht einen eindeutigen Ansprechpartner. Das Denken in Organisation, die Kenntnis von Unternehmen und Mitarbeitern und die Akzeptanz durch die anderen Beteiligten sind für die Auswahl wichtig.

Die Güte der vorhandenen Stammdaten ist für eine Übernahme aus dem „Alt-System“ entscheidend. Hier kann parallel zur Auswahl vorgearbeitet werden. Da hier häufig manuelle Arbeiten zu leisten sind, ist dies einer der Knackpunkt der Umstellung von Software.

Legen Sie das Budget fest. Sie müssen mit

• 1/3 Software-Grundpreis,
• 1/3 Zusatzprogrammierung und
• 1/3 Hardware

rechnen.

Zu Beginn der Software-Einführung wird ein Projektplan mit

> Zielen,
> Meilensteinen und
> Verantwortlichkeiten

festgelegt.


2. Grob-Analyse

Am Beginn der Software-Auswahl steht eine Grob-Analyse des Unternehmens. Sie sollte diese Punkte berücksichtigen:

• Aufbau-Organisation
• Einkaufs- und Verkaufsmarkt
• Produkte
• Räumlichkeiten
• Produktion

Auf dieser Grundlage wird das Unternehmen in wenigen Sätzen beschrieben. Diese Beschränkung ist wichtig und schwierig. Beim Bau eines Hauses wären dies die Anzahl der Personen im Haushalt, Verkehrsanbindung, usw.


3. Vorauswahl

Die Grundausrichtung der Software muss zu den heutigen und zukünftigen Hauptanforderungen des Unternehmens passen. Ansonsten wird es teuer, da aufwändige individuelle Anpassungen notwendig werden.

Beispiele für Grund-Anforderungen sind:

• Handel oder Produktion
• Eigenprodukte oder Lohnfertiger
• Ein- oder Mehr-Mandantenfähigkeit
• Buchhaltung intern / extern
• Abwicklung von Fremdbearbeitung
• Service-Rapporte

Das Programm muss alle Grundanforderungen erfüllen. Deshalb ist hierbei die Beschränkung so wichtig.

Zusätzlich zu den Hauptanforderungen sind folgende Kriterien in der Vorauswahl zu berücksichtigen.

• Räumliche Nähe des betreuenden Systemshauses
• Datenbankstruktur und Netzwerktechnik (wichtig für dauerhaft schnellen Zugriff)
• Erfahrung in der Branche

Ziel ist es 3 Programme auszuwählen.


4. End-Auswahl

Die drei verbleibenden Programme werden jetzt im Detail verglichen. Hierbei werden hauptsächlich geprüft:

• Anlage der Stammdaten,
• vorgesehene Abläufe,
• Anlage und Pflege von Belegen,
• notwendige Programmierung
• die Erstellung von Auswertungen.

Die Vorbereitung erfolgt in Form einer detaillierten Check-Liste, diese dient dann später auch als Bewertungsgrundlage.

Mit jedem Software-Anbieter wird ein detailliertes Lastenheft erstellt. Die Übernahme von Alt-Daten und die Anforderungen an Hardware und Netzwerk sind zu klären.

Um die Software im täglichen Gebrauch zu betrachten sind Besuche vergleichbarer Firmen sinnvoll, die die Software bereits längere Zeit einsetzen. Durch Gespräche mit den Anwendern werden Stärken und Schwächen der Software und des Anbieters deutlich. Auch eine Test-Installation in Ihrem Haus kann sinnvoll sein.

Wichtig ist es vor der Entscheidung die Software-Berater kennen zu lernen, die die Einführung begleiten. Jeder im Haus eingesetzte Berater sollte vom Unternehmen freigegeben werden.

Die Güte der Software-Berater ist für die Schnelligkeit und Qualität der Umsetzung Ihrer Anforderungen entscheidend.

Eine saubere Vertrags-Gestaltung spart spätere Überraschungen. Hierzu zählen insbesondere der Projektplan für die Einführung, und Reisekosten, Tagessätze für die Zeit nach der Einführung.


5. Einführung

Planen Sie ausreichend Personalkapazität für die Einrichtung der Details und die Stammdatenpflege. Die Mitarbeiter sollten frühzeitig informiert und in das Projekt einbezogen werden.

Zuerst wird sehr schnell durch die Umsetzung der Haupt-Abläufe im Programm eine Grob-Version des erstellt. Ausgehend hiervon werden die Details verfeinert, übergreifende Probleme werden sichtbar.

Ein Software-Berater hat die Umsetzung der ihm vorgegebenen Anforderungen zum Ziel. Er wird nur in den seltensten Fällen die Sinnhaftigkeit der Vorgaben hinterfragen. Deshalb ist es wichtig, die Sinnhaftigkeit der Vorgaben für Organisation und Inhalte unabhängig von der Software-Firma zu gewährleisten.

Eine enge Projekt-Kontrolle der Einführung zeigt frühzeitig die Probleme auf. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden.


6. Wirkungskontrolle

Sechs Monate nach Einführung der Software sollte eine Überprüfung eingeplant werden. Hierbei ist wichtig

• Umsetzung der Vorgaben
• Schulungs- und Dokumentationsbedarfe
• Verbesserungsmöglichkeiten


Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung, konsequentem Projektmanagement und dem festen Willen zur Umsetzung ist eine Software-Einführung auch in mittelständischen Betrieben kein Problem und rentiert sich schnell.

© 2006 by Dipl.-Wirt.-Ing. (FH) Harald Keil
CBS Retag GmbH 70563 Stuttgart (Vaihingen)
e-mail: Keil@retag.de

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